Aunque la mayor parte de la actividad odontológica está exenta de IVA, eso no exime a las clínicas dentales de cumplir con las nuevas obligaciones de facturación electrónica. Entender qué implica Verifactu clínicas dentales es fundamental para adaptar a tiempo el software de gestión clínica y de facturación, y evitar sanciones que pueden alcanzar importes muy elevados.
Qué es Verifactu y por qué afecta también a la actividad sanitaria
Verifactu es el sistema derivado del Reglamento que desarrolla la Ley 11/2021 de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que exige que los programas informáticos de facturación garanticen la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Esta obligación afecta a todos los empresarios y profesionales, incluidos los dentistas, con independencia de que su actividad principal esté exenta de IVA: la exención de IVA no exime de emitir facturas correctamente registradas y trazables.
Verifactu y No Verifactu
- Verifactu: el software remite automáticamente cada factura a la AEAT en el momento de su expedición, con código QR y huella (hash) encadenada a la factura anterior.
- No Verifactu: el sistema cumple los requisitos técnicos pero no envía las facturas en tiempo real, debiendo la clínica poder demostrar en cualquier momento la integridad del registro.
Plazos de adaptación
Las clínicas constituidas como sociedad tienen un calendario de adaptación distinto al de los dentistas que ejercen como autónomos. Dados los sucesivos ajustes en el calendario de aplicación de esta normativa, es esencial que cada clínica confirme con su asesor fiscal la fecha exacta que le corresponde según su forma jurídica, sin dar por buena una fecha genérica que puede no aplicar a su caso.
Impacto práctico en la gestión de una clínica dental
- El software de gestión clínica que muchas clínicas utilizan para historias clínicas y agenda debe integrarse correctamente con un módulo de facturación compatible con Verifactu, o utilizarse en paralelo con un sistema de facturación homologado.
- Los presupuestos de tratamiento aceptados por el paciente deben derivar en una factura emitida conforme a los nuevos requisitos, especialmente cuando el tratamiento se factura de forma fraccionada a lo largo de varias sesiones.
- Cualquier corrección de una factura ya emitida (por ejemplo, un cambio en el presupuesto tras modificar el plan de tratamiento) debe realizarse mediante factura rectificativa, no editando el documento original.
Por ejemplo, una clínica con tres gabinetes que emite entre 200 y 300 facturas mensuales por tratamientos deberá comprobar que su software de gestión clínica, o el módulo de facturación que utiliza junto a él, genera cada factura con el hash y el QR correspondientes, y que el histórico de facturación queda protegido frente a alteraciones posteriores.
Sanciones por no adaptarse a tiempo
El régimen sancionador contempla multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para quienes utilicen software de facturación que no cumpla los requisitos técnicos exigidos, con sanciones agravadas cuando el sistema permite ocultar operaciones o llevar doble contabilidad. Las clínicas que sigan utilizando programas de facturación desactualizados o sistemas manuales deberán migrar antes de la fecha límite que les resulte aplicable.
Pasos recomendados para la adaptación
- Consultar con el proveedor del software de gestión clínica si su módulo de facturación cumple ya con Verifactu.
- Formar al equipo de recepción y administración en el nuevo procedimiento de emisión y rectificación de facturas.
- Revisar el circuito completo, desde el presupuesto aceptado por el paciente hasta la emisión de la factura final.
- Planificar la migración con margen suficiente, sin esperar al último trimestre antes de la fecha límite.
En este proceso de adaptación, contar con asesoría fiscal para clínicas dentales ayuda a elegir el software adecuado y a revisar que todo el circuito de facturación cumple con la normativa, incluidas las particularidades de la exención de IVA en la actividad sanitaria. LRB, en colaboración con ValiTax, acompaña a clínicas y centros odontológicos en la adaptación a Verifactu y en el resto de obligaciones fiscales y legales del sector.
Conclusión
La adaptación a Verifactu afecta también a las clínicas dentales, con independencia de la exención de IVA en su actividad principal. Revisar cuanto antes el software de facturación y de gestión clínica, y formar al equipo en los nuevos procedimientos, es la mejor forma de evitar sanciones y llegar con margen a la fecha de aplicación obligatoria.