Contratar al primer trabajador es uno de los momentos que marca un antes y un después en la vida de un autónomo: el negocio crece lo suficiente como para necesitar ayuda, pero ese crecimiento trae consigo un conjunto de obligaciones fiscales y laborales que conviene conocer bien antes de dar el paso, para no llevarte sorpresas en los primeros meses.
Trámites previos a la incorporación del trabajador
Antes de que tu futuro empleado empiece a trabajar, debes inscribirte como empresario ante la Tesorería General de la Seguridad Social si no lo estás ya, solicitar el código de cuenta de cotización correspondiente, formalizar el alta del trabajador en el régimen general de la Seguridad Social antes del inicio de la prestación de servicios, y comunicar el contrato al Servicio Público de Empleo Estatal. También debes entregar al trabajador el documento del contrato y, en función del tipo de contrato, respetar los requisitos formales exigidos para su modalidad concreta.
Obligaciones fiscales derivadas de tener empleados
Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF
Desde el momento en que pagas la primera nómina, te conviertes en obligado a practicar retención a cuenta del IRPF sobre el salario del trabajador, calculada según su situación personal y familiar y el importe de su retribución anual estimada. Estas retenciones deben ingresarse trimestralmente mediante el modelo 111 y resumirse anualmente en el modelo 190. Puedes consultar el funcionamiento de estos modelos en la guía sobre modelo 111 y modelo 190: retenciones e ingresos a cuenta del IRPF.
Cotizaciones sociales del trabajador
Además de la retención de IRPF, deberás ingresar mensualmente las cotizaciones a la Seguridad Social correspondientes al trabajador, que incluyen tanto la parte a cargo de la empresa como la parte que se retiene de la nómina del empleado. Este coste adicional debe incluirse en tu planificación financiera antes de contratar, ya que representa un porcentaje significativo sobre el salario bruto pactado.
Bonificaciones a la contratación
Existen distintos incentivos a la contratación que pueden reducir el coste de las cotizaciones sociales durante determinados periodos, especialmente al contratar a colectivos con dificultades de acceso al empleo (jóvenes, mayores de 45 o 50 años, personas en situación de desempleo de larga duración, personas con discapacidad, entre otros). Conviene revisar si tu futuro empleado encaja en alguno de estos colectivos antes de formalizar el contrato, ya que la bonificación normalmente debe solicitarse en el momento del alta.
Gestión de nóminas y obligaciones documentales
Como empleador, debes elaborar y entregar mensualmente la nómina del trabajador, conservar los justificantes de pago, llevar un registro de la jornada laboral (obligatorio para todos los trabajadores, con independencia del tipo de jornada), y respetar el convenio colectivo aplicable a tu actividad, que puede establecer condiciones salariales y laborales superiores a las mínimas legales. Muchos autónomos que contratan por primera vez desconocen qué convenio colectivo les corresponde, algo que conviene verificar cuanto antes, ya que su incumplimiento puede acarrear sanciones administrativas y reclamaciones del propio trabajador.
Impacto en tu fiscalidad como autónomo
El coste salarial y las cotizaciones sociales del empleado son gasto deducible en tu actividad económica, lo que reduce tu rendimiento neto y, por tanto, tu tributación en el IRPF. Esto conviene tenerlo en cuenta al calcular tu pago fraccionado trimestral, que se verá reducido en la parte proporcional del nuevo gasto asumido; puedes repasar cómo se calcula en nuestro artículo sobre cómo calcular el pago fraccionado del IRPF paso a paso.
Si estás valorando contratar a tu primer empleado y quieres que revisemos el impacto fiscal y las bonificaciones disponibles en tu caso, escríbenos a Contacto@LRB.es.
Riesgos de no formalizar correctamente la contratación
Contratar sin dar de alta al trabajador antes del inicio de la prestación de servicios, o mantener una relación de colaboración informal que en realidad reúne los elementos de una relación laboral (dependencia, ajenidad, retribución periódica), son dos de los riesgos más frecuentes al crecer un negocio. Ambas situaciones pueden derivar en actas de infracción de la Inspección de Trabajo, con sanciones económicas relevantes y la obligación de regularizar las cotizaciones no ingresadas con sus recargos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo contratar a mi primer empleado a tiempo parcial para reducir el coste inicial?
Sí, es una opción habitual para dosificar el coste de la primera contratación, siempre que el contrato refleje fielmente la jornada real que va a desarrollar el trabajador, ya que las jornadas parciales ficticias son objeto de especial atención por parte de la Inspección de Trabajo.
¿Necesito un asesor laboral para gestionar las nóminas?
No es obligatorio legalmente, pero dada la complejidad de la normativa laboral y de cotización, especialmente en los primeros meses, contar con apoyo profesional reduce significativamente el riesgo de errores en la gestión de nóminas y seguros sociales.
¿Qué pasa si el convenio colectivo de mi sector establece un salario superior al que había pactado?
Debes respetar el mínimo establecido por el convenio colectivo aplicable; pactar una retribución inferior no es válido y puede dar lugar a reclamaciones del trabajador por las diferencias salariales correspondientes.
Conclusión
Contratar al primer empleado implica asumir un conjunto de obligaciones fiscales y laborales que conviene planificar con antelación: alta en Seguridad Social, retenciones de IRPF, cotizaciones sociales, convenio colectivo aplicable y registro de jornada. Una buena preparación de este paso evita sanciones y facilita el crecimiento ordenado de tu negocio. Si necesitas ayuda para dar este paso, escríbenos a Contacto@LRB.es.