La entrada en vigor de Verifactu VTC y transporte de viajeros obliga a revisar a fondo los sistemas de facturación de cualquier negocio del sector VTC y transporte de viajeros. El nuevo sistema, derivado del Reglamento que desarrolla el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, cambia la forma en que se generan, conservan y remiten las facturas a la Agencia Tributaria. En este artículo explicamos qué es Verifactu, a quién afecta y qué pasos hay que dar para adaptarse sin sobresaltos.
El contexto normativo del sector VTC y transporte de viajeros ha cambiado de forma notable en los últimos ejercicios: la digitalización de la facturación, el refuerzo de los cruces de información entre la Agencia Tributaria y terceros, y la actualización periódica de los modelos oficiales obligan a revisar cada año si los procedimientos internos del negocio siguen siendo válidos. Lo que era una práctica correcta hace cinco años puede haber dejado de serlo, y confiar en rutinas antiguas sin revisarlas es una de las causas más frecuentes de errores en Verifactu VTC y transporte de viajeros.
Qué es Verifactu y por qué afecta a este sector
Verifactu es el sistema que exige que los programas informáticos de facturación cumplan una serie de requisitos técnicos: generación de un registro de facturación encadenado e inalterable, huella digital (hash) de cada factura, posibilidad de remisión automática a la Agencia Tributaria y generación de un código QR en cada documento. El objetivo es dificultar el uso de software de doble contabilidad y garantizar que todas las facturas emitidas queden registradas de forma íntegra y trazable.
Un negocio del sector VTC y transporte de viajeros que emite un volumen relevante de facturas —ya sea a clientes finales, a plataformas o a otras empresas— debe asegurarse de que su sistema de facturación cumple estos requisitos desde la fecha de aplicación obligatoria, que varía según se trate de desarrolladores de software, empresas o autónomos.
Diferencia entre factura Verifactu y factura no Verifactu
La normativa permite dos modalidades: los sistemas Verifactu, que remiten automáticamente cada registro de facturación a la AEAT en el momento de su generación, y los sistemas no Verifactu, que generan igualmente el registro encadenado pero no lo envían de forma automática, quedando disponible para su aportación si la Administración lo requiere. En la práctica, optar por la modalidad Verifactu reduce las obligaciones formales adicionales y simplifica la relación con Hacienda, motivo por el que es la opción recomendada para la mayoría de negocios del sector VTC y transporte de viajeros.
Pasos para adaptar la facturación del negocio
La adaptación a Verifactu no es solo una cuestión informática, sino también de procedimiento interno. Los pasos más importantes son:
- Verificar si el software de facturación o el TPV que se utiliza actualmente está actualizado o dispone de una versión certificada Verifactu.
- Revisar que todas las facturas emitidas —incluidas las simplificadas, si el negocio las utiliza— incorporan el código QR y la leyenda exigida por la normativa.
- Formar al personal encargado de la facturación y del cobro en el nuevo procedimiento, especialmente en negocios con varios puntos de venta o turnos de caja.
- Comprobar la trazabilidad de las rectificativas y de las anulaciones de factura, que también deben quedar registradas de forma encadenada.
- Conservar los registros de facturación durante el plazo legal exigido, en formato compatible con las exportaciones que pueda solicitar la Agencia Tributaria.
Consecuencias de no cumplir con Verifactu
El uso de programas informáticos que no cumplan los requisitos de Verifactu, o que permitan la manipulación, ocultación o alteración de los registros de facturación, puede acarrear sanciones tanto para el negocio que los utiliza como para la empresa que desarrolla o comercializa dicho software. Estas sanciones se suman al riesgo, ya existente, de que una facturación defectuosa dificulte la justificación de ingresos y gastos ante una inspección de Hacienda del sector VTC y transporte de viajeros.
Verifactu y la relación con el resto de obligaciones fiscales
Aunque Verifactu es, en esencia, una obligación de tipo formal e informático, tiene un impacto directo sobre el resto de obligaciones fiscales: al garantizar la trazabilidad de cada factura, facilita —y a la vez hace más exigente— la coherencia entre lo declarado en el modelo 303 de IVA, en los pagos fraccionados del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades, y los registros de facturación remitidos a la AEAT. Cualquier descuadre entre estas fuentes será mucho más fácil de detectar para la Administración que antes de la implantación del sistema.
Por este motivo, muchos negocios del sector VTC y transporte de viajeros están aprovechando la adaptación a Verifactu para revisar de forma integral su facturación y su fiscalidad, apoyándose en profesionales especializados; cabe recordar que el despacho LRB y ValiTax trabajan de la mano para ofrecer a las empresas del sector un asesoramiento fiscal, legal y pericial conjunto, de forma que la migración tecnológica venga acompañada de una revisión fiscal completa.
Recomendaciones finales para la transición
Lo más prudente es no esperar al último momento para adaptarse. Conviene solicitar a la empresa proveedora del software de facturación una confirmación por escrito de que su producto cumple los requisitos de Verifactu, realizar pruebas piloto antes de la fecha límite y aprovechar la transición para depurar posibles malas prácticas de facturación que pudieran arrastrarse de ejercicios anteriores. En caso de dudas sobre el alcance de la obligación en tu caso concreto, o si te enfrentas a un requerimiento relacionado con la facturación, puedes solicitar asesoramiento fiscal y legal para VTC para resolver la situación con garantías.
Verifactu y la relación con los sistemas de caja del negocio
Para los negocios del sector VTC y transporte de viajeros que utilizan un TPV o un sistema de caja integrado con el programa de facturación, la adaptación a Verifactu implica revisar no solo el software de facturación en sí, sino también la integración entre caja, facturación y contabilidad. Un fallo en esta integración puede provocar que se generen registros de facturación duplicados, incompletos o con saltos en la cadena de numeración, lo que la normativa considera especialmente grave porque rompe precisamente la garantía de integridad que Verifactu pretende asegurar.
Por ello, antes de la puesta en marcha definitiva del nuevo sistema conviene realizar pruebas exhaustivas en un entorno controlado, revisando tanto las facturas completas como las simplificadas, las rectificativas y los supuestos de anulación, para confirmar que toda la cadena de facturación queda correctamente registrada desde el primer día de aplicación obligatoria.
Preguntas frecuentes
¿Afecta Verifactu a las facturas simplificadas o tickets?
Sí, la normativa también exige que las facturas simplificadas generadas por el sistema informático cumplan los requisitos de registro, encadenamiento y, en su caso, el código QR.
¿Tengo que cambiar de programa de facturación obligatoriamente?
No necesariamente; muchos proveedores están actualizando sus programas actuales para cumplir los requisitos, pero conviene confirmarlo por escrito antes de la fecha límite de aplicación.
¿Qué sanciones existen por no cumplir Verifactu?
La normativa prevé sanciones tanto para el fabricante o comercializador del software que no cumpla los requisitos como, en determinados supuestos, para el usuario que lo utilice conociendo su incumplimiento.
Checklist rápido antes de cerrar este asunto
- Revisa que toda la documentación relacionada con Verifactu VTC y transporte de viajeros está actualizada y correctamente archivada.
- Concilia mensualmente los datos fiscales con la contabilidad real del negocio del sector VTC y transporte de viajeros.
- Anota en un calendario los plazos de presentación de los modelos que afectan a tu actividad.
- Consulta con un profesional antes de tomar decisiones que puedan tener un impacto fiscal relevante.
- Guarda copia de seguridad de toda la documentación fiscal durante al menos cuatro años.
Seguir esta rutina de forma sistemática, trimestre a trimestre, reduce de forma notable el riesgo de errores y de futuros requerimientos por parte de la Agencia Tributaria en relación con Verifactu VTC y transporte de viajeros.
Conclusión
La Verifactu VTC y transporte de viajeros no es una simple actualización informática: cambia de forma estructural cómo se controla la facturación en este sector. Adaptarse con tiempo, verificar que el software utilizado cumple los requisitos legales y aprovechar el proceso para ordenar la fiscalidad del negocio son las claves para afrontar este cambio normativo sin sobresaltos.