La forma en que los autónomos emiten sus facturas está cambiando de manera profunda con la implantación de Verifactu, el nuevo sistema de control de la facturación impulsado por la Agencia Tributaria. No se trata simplemente de facturar en formato digital, algo que muchos autónomos ya hacían, sino de un cambio en la propia arquitectura de los sistemas informáticos de facturación, orientado a garantizar que no se puedan manipular ni ocultar operaciones frente a Hacienda.
Qué es Verifactu y por qué se ha implantado
Verifactu es un sistema que exige que los programas informáticos de facturación utilizados por empresas y autónomos cumplan unos requisitos técnicos concretos: generar registros de facturación inalterables, encadenados entre sí mediante huellas digitales, y con la posibilidad de remitirlos en tiempo casi real a la Agencia Tributaria. El objetivo declarado es combatir el llamado software de doble uso, es decir, programas de facturación que permitían ocultar ventas o modificar facturas ya emitidas, una práctica que generaba una competencia desleal significativa entre negocios que sí declaraban correctamente y los que no.
Dos modalidades: Verifactu y sistemas no Verifactu
La normativa contempla dos posibles vías para los sistemas informáticos de facturación. La primera, conocida como Verifactu propiamente dicho, implica que cada factura generada se remite de forma inmediata a la Agencia Tributaria, lo que exime al negocio de ciertas obligaciones formales adicionales y aporta mayor seguridad jurídica al incluir en la factura un código QR verificable. La segunda vía permite utilizar sistemas que cumplen los requisitos técnicos de inalterabilidad y trazabilidad, pero sin remisión inmediata a Hacienda; en este caso, el negocio conserva la responsabilidad plena sobre la integridad de sus registros y puede ser requerido a aportarlos en cualquier momento.
Para la mayoría de autónomos, especialmente los de menor volumen, optar por la modalidad de remisión inmediata suele simplificar la gestión, al reducir la carga de mantenimiento y auditoría interna del sistema.
Qué debes hacer como autónomo para adaptarte
Revisar tu software de facturación
El primer paso es comprobar si el programa que utilizas actualmente para facturar (ya sea un software comercial, una plantilla propia o una aplicación de gestión) cumple o va a cumplir los requisitos técnicos de Verifactu. Si usas hojas de cálculo o sistemas caseros, es muy probable que tengas que migrar a un software homologado antes de que termine el periodo transitorio previsto para la implantación.
Adaptar tu forma de facturar
Con Verifactu, cada factura pasa a formar parte de una cadena de registros vinculados entre sí, lo que hace todavía más importante respetar la correlatividad numérica y tratar con rigor las correcciones mediante facturas rectificativas, en lugar de anular y reemitir documentos. Si tienes dudas sobre cómo gestionar correcciones en este nuevo contexto, puedes consultar nuestro artículo sobre facturas rectificativas: cuándo y cómo emitirlas.
Relación con el Suministro Inmediato de Información y la factura electrónica B2B
Verifactu conviene distinguirlo de otras obligaciones relacionadas pero distintas: el Suministro Inmediato de Información (SII), obligatorio para grandes empresas y quienes lo soliciten voluntariamente, que implica remitir los registros de IVA casi en tiempo real; y la futura obligación de factura electrónica entre empresas y autónomos (B2B), derivada de otra normativa distinta orientada a reducir la morosidad comercial. Son tres piezas de un mismo movimiento hacia la digitalización fiscal, pero con plazos, obligados y mecánicas diferentes, por lo que conviene no confundirlas al planificar tu adaptación. Puedes ampliar esta cuestión en la guía sobre Verifactu, sistema de facturación y control fiscal.
Sanciones por incumplimiento
Utilizar un sistema de facturación que no cumpla los requisitos exigidos, o que permita la manipulación de registros, puede acarrear sanciones económicas significativas, tanto para el propio negocio como, en determinados casos, para el proveedor del software que haya comercializado un sistema no conforme. Esto convierte la revisión de tu sistema de facturación en una prioridad, no en un trámite que se pueda posponer indefinidamente.
Si tienes dudas sobre si tu sistema actual cumple los requisitos, o necesitas ayuda para elegir un software adecuado a tu actividad, escríbenos a Contacto@LRB.es y te orientamos sobre las opciones más adecuadas para tu negocio.
Cómo aprovechar la transición para mejorar tu gestión
Más allá de la obligación normativa, la adaptación a Verifactu es una buena oportunidad para revisar y ordenar tu sistema de facturación en general, especialmente si hasta ahora llevabas la gestión de forma manual o poco sistemática. Aprovechar este cambio para automatizar el registro de tus facturas te facilitará también el cálculo del pago fraccionado del IRPF y de tus declaraciones de IVA; te lo explicamos con detalle en nuestro artículo sobre cómo calcular el pago fraccionado del IRPF paso a paso.
Preguntas frecuentes
¿Todos los autónomos están obligados a adaptarse a Verifactu?
La obligación afecta, con carácter general, a la práctica totalidad de empresarios y profesionales que emiten facturas en el desarrollo de su actividad económica, con calendarios de implantación diferenciados según el tipo de obligado tributario.
¿Puedo seguir usando mi programa de facturación actual?
Depende de si el fabricante lo ha adaptado a los requisitos técnicos exigidos. Es recomendable contactar con tu proveedor de software para confirmar si va a cumplir la normativa y en qué plazos, o valorar un cambio si no está previsto.
¿Verifactu afecta también a las facturas simplificadas (tickets)?
Sí, el sistema afecta al conjunto de los documentos de facturación que emite el negocio, incluidas las facturas simplificadas, por lo que conviene revisar también cómo se generan estos documentos en tu punto de venta si utilizas uno.
Conclusión
Verifactu representa un cambio estructural en la forma de facturar que exige a los autónomos revisar su software, adaptar sus procesos de corrección de facturas y entender bien las distintas modalidades disponibles. Anticiparse a estos cambios evita sanciones y facilita la transición. Si necesitas ayuda para adaptar tu negocio a Verifactu, escríbenos a Contacto@LRB.es.