Una gasolinera mueve grandes importes con un margen unitario pequeño: un error de pocos céntimos por litro, repetido durante años, se convierte en una regularización de seis cifras. Las comprobaciones del sector parten de una pregunta sencilla: ¿cuadran los litros comprados, los litros vendidos y los ingresos declarados? Esta guía propone al titular una rutina práctica para poder responderla con documentos. Para el análisis jurídico completo, consulte nuestro artículo sobre la fiscalidad de gasolineras: IVA, Verifactu e inspecciones.
La rutina diaria: cerrar el círculo litros, tanques y caja
La conciliación de existencias es el núcleo técnico de una comprobación: se parte de las existencias iniciales, se suman las compras y se restan las existencias finales para obtener las ventas teóricas, que se comparan con las lecturas de los totalizadores de los surtidores y con las ventas contabilizadas. Cualquier diferencia, positiva o negativa, exige una explicación. Si hace esa comparación cada día, las diferencias se explican cuando todavía hay datos frescos.
- Medir periódicamente cada tanque y registrar las diferencias.
- Conservar por fecha los informes del sistema de control de inventario y de los surtidores.
- Registrar calibraciones, revisiones y averías de los equipos de despacho.
- Anotar en el albarán de entrega la medición en recepción y levantar acta de cualquier discrepancia.
- Aplicar un procedimiento escrito de cierre diario y arqueo de caja.
Las mermas pueden ser reales, por variaciones de temperatura, evaporación, errores de medición o calibración, pero alegarlas sin respaldo no basta. No existe un porcentaje legal único que la defensa pueda invocar para la estación minorista; por eso se apoya en prueba técnica concreta y en la comparación con parámetros razonables del sector, no en una cifra genérica.
Caja, tarjetas y tarjetas de flota
Las operaciones en las que alguna parte actúe como empresario o profesional no pueden pagarse en metálico por importes de 1.000 euros o más; la sanción es del 25 % de lo pagado y responden de forma solidaria pagador y receptor (art. 7 de la Ley 7/2012). Afecta tanto al cobro a clientes empresarios como al pago a proveedores. Los pagos con tarjeta dejan huella: las entidades informan a la AEAT de lo cobrado por cada comercio, y una diferencia entre cobros por tarjeta y ventas declaradas es una de las señales de riesgo más claras. Concilie cada mes el TPV, la caja y la contabilidad.
Con las tarjetas de flota, el repostaje lo hace un conductor pero la factura se emite a la empresa titular o a la entidad que gestiona la tarjeta, según el contrato. La estación debe saber a quién factura, cuándo se devenga el IVA y cómo se liquida con el emisor. Los desajustes entre lo repostado, lo facturado y lo cobrado al emisor se interpretan como ventas no declaradas si no se explican.
IVA: separar carburante y tienda
La gasolina y el gasóleo tributan, como regla, al tipo general del 21 %. Las medidas anticrisis de 2026 han actuado sobre el Impuesto sobre Hidrocarburos y no sobre el IVA del carburante, así que no confunda una rebaja del precio de venta con un cambio del tipo de IVA. La tienda, el túnel de lavado, la cafetería o la recarga eléctrica son actividades distintas, con tipos que dependen del producto o servicio, y quien comparte caja, TPV y personal debe poder separar ingresos y bases por actividad. En la deducción del IVA soportado, el problema habitual es documental: tickets sin identificación del cliente, facturas de flotas a nombre de un tercero o gastos de vehículos no afectos.
Como las tarifas del impuesto especial han cambiado con rebajas temporales, las existencias compradas con una tarifa se venden con otra y el margen de un mes puede parecer anómalo sin contexto. Conserve albaranes, fechas de recepción y listados de precios para poder explicar su evolución.
Contrato con el operador y software de facturación
El contrato con el operador petrolífero determina cómo se declaran los ingresos. En la compraventa, la estación compra el carburante, asume el riesgo y vende en nombre propio, de modo que su ingreso es el precio de venta; en la comisión, el titular del producto es el operador y el ingreso del gestor es la comisión. La Administración atiende a la realidad económica y no a la denominación: si el contrato dice comisión pero la estación asume el riesgo de las existencias, la calificación puede discutirse.
Respecto al software, el calendario fijado por el Real Decreto-ley 15/2025 era el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. El 5 de octubre de 2026 Hacienda comunicó un aplazamiento hasta octubre de 2028, que está pendiente de formalizarse en una norma y no debe darse por definitivo. Los requisitos técnicos no cambian, y el art. 201 bis de la Ley General Tributaria castiga con una multa fija de 50.000 euros por ejercicio la tenencia de sistemas no certificados o alterados, por lo que conviene saber qué software se usa y quién lo certifica.
Qué hacer cuando llega un requerimiento
Si la contabilidad no permite determinar con exactitud las ventas, la Administración puede acudir a la estimación indirecta (art. 53 de la Ley General Tributaria), y las diferencias de inventario no explicadas son su principal argumento. Las actuaciones tienen un plazo general de 18 meses, ampliable a 27 en determinados supuestos, y la prescripción general es de cuatro años. Una defensa eficaz sigue un orden: ordenar la documentación de compras, cierres y cobros; reconstruir la conciliación litro a litro y justificar técnicamente las mermas; y valorar si procede aceptar parte de la propuesta, con las reducciones de sanción por conformidad y pronto pago, o impugnar la liquidación y la sanción en vía económico-administrativa.
- Responder al primer requerimiento con documentación ordenada y sin improvisar cifras.
- Evitar manifestaciones sobre diferencias de inventario antes de conocer el análisis técnico.
- Cuestionar la estimación indirecta si hay datos para una determinación directa.
- Impugnar la sanción por falta de culpabilidad cuando el desajuste tenga causa acreditable.
Cuando la discusión sea técnica o de cuantificación de diferencias de inventario y ventas, un informe de ValiTax Informes Periciales aporta prueba independiente.
Un despacho que conoce las estaciones de servicio
LRB Tax & Legal es un despacho experto en asesoramiento fiscal a gasolineras y estaciones de servicio y en la defensa en inspecciones fiscales. Revisamos el contrato de abanderamiento, el tratamiento del IVA de carburante y tienda y la conciliación de existencias, preparamos la documentación antes de la inspección e intervenimos desde el primer requerimiento.
Preguntas frecuentes
Las existencias iniciales, las compras y las existencias finales de cada tanque con las lecturas de los surtidores y con las ventas contabilizadas, además del arqueo de caja y los cobros por tarjeta.
Con prueba técnica concreta: mediciones periódicas de tanques, calibraciones, registro de averías y actas de discrepancias en la recepción. No existe un porcentaje legal único que baste por sí solo para la estación minorista.
Sí. En la compraventa, el ingreso es el precio de venta y el margen; en la comisión, el ingreso es la comisión y el titular del carburante es el operador. Hacienda atiende a la realidad del contrato y no a su denominación.
Si su estación necesita ordenar su fiscalidad o apoyo ante una inspección, consulte con LRB Tax & Legal. Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento personalizado.