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Una imprenta trabaja por encargo, con márgenes ajustados, mucha maquinaria y un inventario de papel difícil de controlar. Esa combinación explica por qué Hacienda la revisa con frecuencia. Esta guía está pensada para el empresario del sector: propone un orden de trabajo para el IVA, las existencias, la maquinaria y la subcontratación, con listas de comprobación que pueden aplicarse desde mañana. Para el análisis detallado del sector, puede consultar nuestro artículo sobre la fiscalidad de imprentas y artes gráficas: IVA e inspección.

Primer paso: asignar el tipo de IVA a cada línea de producto

El tipo general del IVA es del 21 %. El tipo superreducido del 4 % del art. 91.Dos de la Ley 37/1992 alcanza a los libros, periódicos y revistas que no contengan única o fundamentalmente publicidad. Folletos comerciales, catálogos, etiquetas, packaging o papelería de empresa tributan, con carácter general, al 21 %. La clave está en el producto final que recibe el cliente, no en el proceso productivo.

Un buen hábito es mantener un listado interno de productos con su tipo de IVA y revisarlo cada vez que se lanza una línea nueva. Los libros de actas y registros similares, por ejemplo, han sido excluidos del concepto de libro por la DGT en la consulta V1431-22. Cuando el cliente encarga un trabajo completo de diseño, maquetación, impresión y encuadernación, conviene documentar en el presupuesto qué se contrata y por qué constituye un único servicio, porque Hacienda puede unificar el tipo si la factura desglosa conceptos con tipos distintos sin justificación.

Segundo paso: poner orden en el papel y las mermas

Las existencias de papel, tintas y planchas influyen directamente en el resultado del ejercicio, y la inspección examina el inventario final, los costes imputados y las diferencias entre el stock contable y el físico. Un cierto desperdicio en el arranque de máquina o en el corte es normal, pero una merma excesiva o sin justificar puede interpretarse como ventas no declaradas o gasto no deducible.

• Documentar los porcentajes de merma habituales por tipo de trabajo.
• Conservar partes de producción y regularizaciones de inventario.
• Separar el papel entregado por el cliente del papel propio, para no inflar el inventario.
• Deducir deterioros de existencias obsoletas solo cuando se acredite la pérdida de valor.

Tercer paso: gestionar la maquinaria con criterio

En el Impuesto sobre Sociedades, la amortización es deducible si es efectiva y se contabiliza, conforme a las tablas oficiales de coeficientes. Las empresas de reducida dimensión, con menos de 10 millones de euros de cifra de negocios el ejercicio anterior, disponen de incentivos como la amortización acelerada, que permite multiplicar por dos el coeficiente lineal máximo, y la reserva de nivelación, siempre que cumplan los requisitos.

• Distinguir entre reparación y mejora: lo que alarga la vida útil de una prensa se activa.
• Mantener un registro de inmovilizado con fecha de puesta en funcionamiento, coste, vida útil y bajas.
• No amortizar máquinas paradas, vendidas o dadas de baja.
• Revisar el tratamiento de los contratos de renting y leasing, que difiere de la compra.

Cuarto paso: controlar subcontratistas, retenciones y venta online

Si externaliza plegado, barnizado, troquelado o encuadernado, respalde cada coste con facturas completas y una prestación real. Quien subcontrata servicios de su actividad principal puede ser responsable subsidiario de las deudas tributarias del subcontratista por tributos repercutidos y cantidades retenidas (art. 43.1.f de la Ley General Tributaria); el certificado de contratistas y subcontratistas de la Agencia Tributaria, vigente durante 12 meses, protege cuando es positivo. A los diseñadores, correctores y otros profesionales hay que practicarles retención de IRPF e ingresarla con el modelo 111.

Si vende online tarjetas, packaging o papelería personalizada a particulares de otros Estados miembros, el IVA se devenga en el país del consumidor cuando se supera el umbral conjunto de 10.000 euros anuales en la Unión Europea. La ventanilla única (OSS) permite declararlo con el modelo 369 trimestral. Controle el volumen por país y conserve la prueba del transporte.

Checklist anual de coherencia entre modelos

• Modelo 111 y resumen anual 190 para trabajadores y profesionales.
• Modelos 115 y 180 por el alquiler de naves y locales.
• Modelo 347 de operaciones con terceros, que debe cuadrar con el IVA declarado.
• Registros de facturación conformes con la normativa de facturación electrónica y Verifactu. El calendario legal vigente fijado por el Real Decreto-ley 15/2025 es el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto; una posible ampliación solo está anunciada y no está aprobada.

Si llega un requerimiento

Identifique el alcance, los ejercicios y los tributos comprobados, y reúna la documentación que acredita cada cifra: pedidos, albaranes, partes de producción, facturas, contratos y extractos. En una imprenta, la trazabilidad entre el encargo, el consumo de papel y la factura es la mejor prueba. Responda dentro de plazo, revise cada propuesta de regularización y presente alegaciones razonadas; si la liquidación se confirma, caben la vía económico-administrativa y, en su caso, la contenciosa. Cuando se discute una valoración, un informe de ValiTax Informes Periciales aporta una base técnica independiente.

Un despacho que conoce el sector

LRB Tax & Legal es un despacho experto en asesoramiento fiscal a imprentas y empresas industriales y en la defensa en inspecciones fiscales. Revisamos el tipo de IVA de cada línea, ordenamos inmovilizado y existencias, analizamos la subcontratación y las ventas online, y acompañamos a la empresa en comprobaciones y recursos.

Preguntas frecuentes

Si su imprenta necesita ordenar su fiscalidad o apoyo ante una inspección, consulte con LRB Tax & Legal. Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento personalizado.